Chuyển từ Gmail SMTP sang dịch vụ email giao dịch: kinh nghiệm thực tế

Một cuộc gọi khiến chúng tôi phải nhìn lại cách gửi email

Mọi chuyện bắt đầu từ một cuộc gọi không mấy dễ chịu. Một vị khách vừa đặt homestay qua website và chờ mãi vẫn không thấy thư xác nhận đâu. Khách gọi hỏi lại, và khi chúng tôi mở thư mục kiểm tra thì email đã nằm trong spam từ hôm trước.

Lúc đó, chúng tôi chưa coi đây là chuyện lớn. Nhưng khi lượng đặt phòng tăng lên, những cuộc gọi kiểu này lặp lại gần như mỗi tuần. Đội vận hành phải bỏ ra không ít thời gian để trả lời khách thay cho email. Có những hôm cả buổi chỉ quay quanh mấy câu hỏi về thư xác nhận, trong khi việc khác bị dồn lại.

Gmail SMTP là cách cho phép website gửi thư qua một tài khoản Gmail. Ban đầu nó rất tiện, chỉ cần vài dòng cấu hình là chạy được. Tuy nhiên, công cụ này không được thiết kế để gửi hàng trăm email giao dịch mỗi ngày. Khi lượng gửi tăng, Gmail xem đó là hành vi bất thường và lọc thư gắt hơn.

Chúng tôi từng thử chắp vá. Sửa lại nội dung thư, bớt những từ dễ bị đánh dấu spam, nhờ khách bấm “không phải spam” để huấn luyện hộp thư. Những việc này giúp được đôi chút, nhưng không chạm tới gốc rễ. Đến lúc đó, chúng tôi quyết định dừng chắp vá và đổi hẳn cách làm.

Gmail SMTP vẫn ổn ở đâu, và vì sao website đặt phòng cần hơn

Gmail SMTP vẫn dùng tốt cho một hộp thư cá nhân, gửi vài email mỗi ngày. Với một website đặt phòng thì câu chuyện khác hẳn. Email là một phần của dịch vụ. Khách cần nhận xác nhận gần như ngay lập tức, không thể để trễ hay thất lạc giữa đường.

Gmail có giới hạn về số lượng và tốc độ gửi. Khi vượt ngưỡng, thư bị xếp hàng chờ hoặc bị từ chối. Điều khó chịu nhất là bạn thường không biết chuyện này đang xảy ra cho đến khi có khách phản ánh. Đây là điểm đau mà chúng tôi đã trải qua nhiều lần.

Còn một rủi ro ít người nghĩ tới là khóa tài khoản. Nếu gửi một lượng lớn bất thường từ tài khoản Gmail, hệ thống có thể khóa tạm thời. Lúc đó, cả website mất email cùng lúc, và việc khôi phục không diễn ra nhanh như bạn mong đợi.

Thay đổi đầu tiên: email đi từ tên miền riêng

Thay đổi quan trọng nhất là email giờ được gửi từ tên miền của chính website. Khách nhìn vào sẽ thấy địa chỉ người gửi quen thuộc, đáng tin hơn nhiều so với một địa chỉ Gmail lạ lẫm.

Hiện tại, hệ thống gửi email của website chúng tôi đang dùng MONA Mail. Nhờ vậy, email giao dịch được tách khỏi hộp thư cá nhân của nhân viên. Không còn cảnh một người nghỉ việc mà email của cả website cũng “chết” theo.

Có một bước không thể bỏ qua là DKIM. Nói dễ hiểu, DKIM là chữ ký số gắn vào mỗi email, giúp máy nhận xác nhận thư thật sự do website gửi và không bị giả mạo. Thiếu DKIM, email rất dễ bị nghi ngờ và rơi vào spam.

Cấu hình DKIM không quá phức tạp, nhưng cần làm đúng thứ tự:

• Đăng nhập bảng quản trị tên miền và thêm bản ghi DNS do hệ thống cung cấp.
• Chờ bản ghi lan truyền, thường mất từ vài phút đến vài giờ.
• Gửi thử một email và kiểm tra trạng thái DKIM ở phần xác thực.

Nếu cần chi tiết từng bước, bạn có thể đọc thêm hệ thống gửi email của website đang dùng MONA Mail. Chúng tôi khuyên đọc kỹ trước khi làm, vì chỉ sai một bản ghi là phải chờ lan truyền lại từ đầu.

Ngoài ra, đừng quên tham khảo thêm bài homestay gần biển Mỹ Khê giá tốt, chọn đúng ngân sách nếu website của bạn đang phục vụ khách đi nghỉ dưỡng ven biển. Nhiều thư xác nhận đặt phòng cần hiển thị đúng thông tin khu vực lưu trú.

Thay đổi thứ hai: máy chủ gửi đặt tại Việt Nam, email đến nhanh hơn

Khách thường đặt phòng xong rồi nhìn màn hình chờ xác nhận. Vài giây thôi cũng đủ làm họ sốt ruột, nhất là khi đang chọn phòng cho cả gia đình hay cả nhóm bạn đi chơi biển.

Máy chủ gửi đặt tại Việt Nam giúp email đến hộp thư nhanh hơn rõ rệt. Chúng tôi không có một con số tuyệt đối cho mọi trường hợp, nhưng cảm nhận của đội vận hành là các cuộc gọi kiểu “sao chưa có email” đã giảm đi nhiều.

Sau khi chuyển đổi, chúng tôi tự đặt thử vài đơn vào các thời điểm khác nhau trong ngày và ghi lại giờ email đến. Làm vậy nhanh hơn nhiều so với đoán mò, và cho chúng tôi số liệu cụ thể để trao đổi trong buổi họp nội bộ.

Thay đổi thứ ba: thanh toán bằng VND và gói miễn phí 3.000 email mỗi tháng

Nhiều website nhỏ thường lo về chi phí khi chuyển đổi, và chúng tôi cũng không ngoại lệ. Gói miễn phí cho 3.000 email mỗi tháng đủ để gửi xác nhận và thông báo cho một website quy mô vừa.

Khi vượt gói miễn phí, bạn thanh toán bằng tiền Việt, không phải quy đổi ngoại tệ hay chịu thêm phí chuyển đổi. Với chúng tôi, điều này khiến việc dự toán chi phí hàng tháng đơn giản hơn hẳn.

Để ước lượng số email mỗi tháng, bạn đếm số đơn đặt phòng trung bình, nhân với số email mỗi đơn (thường là xác nhận, nhắc lịch và cảm ơn), rồi cộng thêm vài email phát sinh khi khách đổi lịch. Có con số đó trong tay, việc chọn gói sẽ rõ ràng hơn nhiều.

Quy trình chuyển đổi, từng bước một

Chúng tôi không bật chuyển đổi trong một buổi chiều. Việc đầu tiên là liệt kê toàn bộ mẫu email đang có trên website: xác nhận đặt phòng, nhắc nhận phòng, đổi lịch, hủy đơn và quên mật khẩu. Khi liệt kê xong, chúng tôi mới thấy có mẫu đã bị bỏ quên từ rất lâu.

Tiếp theo, chúng tôi gửi thử từng mẫu sang hộp thư nội bộ. Xem trên cả điện thoại lẫn máy tính, kiểm tra tiêu đề, đường dẫn và các biến như tên khách hay mã đơn có được điền đúng không. Có mẫu từng hiện nguyên dấu ngoặc nhọn thay vì tên khách, và chúng tôi chỉ phát hiện nhờ bước này.

Tuần đầu sau khi bật thật, chúng tôi theo dõi lỗi mỗi ngày. Có lỗi nhỏ về định dạng, có lỗi về một đường dẫn cũ còn trỏ về địa chỉ trước đây. Mỗi lỗi đều được sửa ngay và ghi vào nhật ký để lần sau không lặp lại.

Những lỗi thường gặp khi chuyển sang dịch vụ email giao dịch

Lỗi đầu tiên, và cũng tốn kém nhất, là quên cấu hình DKIM. Email vẫn gửi được nên người làm dễ yên tâm, nhưng thực tế thư đang rơi vào spam mà không ai hay biết.

Lỗi thứ hai là dùng chung một cấu hình cho cả email marketing lẫn email giao dịch. Một đợt email khuyến mãi có thể kéo uy tín của email xác nhận đi xuống. Nên tách hai luồng ngay từ đầu.

Lỗi thứ ba là không kiểm tra lại mẫu email sau khi đổi máy chủ gửi. Đôi khi định dạng hiển thị khác đi, hoặc một đường dẫn vẫn trỏ về địa chỉ cũ. Khách nhận được thư nhưng không bấm được gì.

Kinh nghiệm cho website đặt phòng đang gửi thư bằng Gmail

Nếu website của bạn đang gửi email bằng Gmail, hãy để ý vài dấu hiệu sớm: khách hỏi “sao chưa có email”, thư xác nhận đến chậm bất thường, hoặc có vài email không bao giờ tới nơi. Đừng đợi đến khi khiếu nại dồn dập mới xử lý.

Hãy tách email giao dịch khỏi hộp thư cá nhân của đội vận hành. Khi nhân viên nghỉ việc hay đổi máy, email của website không nên bị gián đoạn theo.

Và nên giữ nhật ký gửi thư. Khi khách hỏi lại, bạn có thể đối chiếu xem email đã gửi lúc nào, đến đâu và trạng thái ra sao. Không có nhật ký, bạn chỉ có thể xin lỗi và đoán mò.

Một vài câu hỏi thường gặp

Chuyển từ Gmail sang dịch vụ email giao dịch có làm mất lịch sử email cũ không?

Không. Email cũ vẫn nằm trong hộp thư Gmail của bạn. Việc chuyển đổi chỉ thay đổi cách website gửi thư kể từ thời điểm bật hệ thống mới.

Nếu cần giữ lại lịch sử để đối chiếu với khách, hãy xuất hoặc lưu lại các email quan trọng trước khi ngừng dùng Gmail cho website.

Cần chuẩn bị gì trước khi cấu hình DKIM?

Bạn cần quyền truy cập bảng quản trị tên miền để thêm bản ghi DNS. Nếu không quen thao tác này, hãy nhờ người phụ trách kỹ thuật làm cùng, sẽ đỡ sai sót hơn nhiều.

Nên chuẩn bị sẵn danh sách mẫu email và địa chỉ người gửi, để khi cấu hình xong bạn có thể gửi thử ngay.

Gói miễn phí 3.000 email mỗi tháng có đủ cho website nhỏ không?

Với nhiều website nhỏ thì có. Hãy đếm số đơn trung bình mỗi tháng rồi nhân với số email mỗi đơn. Nếu tổng nằm dưới 3.000, gói miễn phí là đủ dùng.

Nếu sát ngưỡng, nên theo dõi thêm vài tháng trước khi quyết định nâng gói, vì mùa cao điểm có thể khiến số email tăng vọt bất ngờ.

Có cần đổi nội dung email xác nhận khi chuyển đổi không?

Không bắt buộc, nhưng nên rà soát lại. Kiểm tra tên người gửi, đường dẫn trong thư và cách hiển thị trên điện thoại. Nội dung chính giữ nguyên thường là đủ, miễn là khách vẫn hiểu và thao tác được ngay.